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人事評価シートの項目設定ってどうやるの?公務員や事務職でも設定しやすい人事評価のポイントまとめ

人事評価をいざ取り入れようと思っても、どこから手をつけていいのかわからない。どこに注意すればいいのかわからない。事務職の評価項目がわからない。という経営者の方は少なくありません。

今回はOGSが提供している人事評価制度構築にあたってのノウハウを公開しながら、人事評価設計のポイントを整理していきます。


人事評価制度を設計する意図・意味

企業はなぜ人事評価制度を必要とするのでしょうか。まずは、人事評価制度の必要性について整理していきます。


■組織とメンバーの相互成長を見出すため
評価項目が明確化されると、自分が今どのようなポジションに位置するのかや、一つ上の評価をもらうためには具体的に何をすれば良いのかといったアクションプランを立てやすくなります。組織としては、このように従業員が主体的に業務に取り組める環境を整備することで、組織としての成長にも繋がります。


■利益を公平に分配するため
正しく人事評価制度を構築することで、各メンバーの出した成果に対して、定量的に評価を下すことができるようになります。
評価のばらつきがなくなることは公正なジャッジに繋がりますし、会社の利益も公平に分配されるため、各メンバーは評価内容に対して納得感を持つことができます。


■事業や組織の目的を体現するため
評価制度を設計することで、事業や組織が目指している目的が明確になるだけでなく、その目的のために、各部署、各メンバーが何をすべきかも整備することができます。
目的が明確になり、全メンバーがそれを理解した上で日々の業務に取り組むことこそが、目的達成への近道となります。

人事評価制度を導入してもうまくいかない理由

人事評価設計の必要性について理解し、すでに人事評価制度を導入している企業は多くあります。ですが、それと同じくらい、実際にはうまく運用できていないケースもあるのが現状です。
せっかく取り入れた人事評価制度がなぜうまく運用できないのか、次はその原因について大きく3つをご紹介します。


①職種によって評価が不公平になっている
営業職など、数字と常に向き合って成果を出していく職種は評価基準も比較的定量化しやすいです。その一方で、事務職や公務員などの評価基準は定性的なものになりやすく、曖昧な評価になっているケースが多いです。
そのため、内勤者から不満が上がるなどのトラブルが発生する恐れがあります。

②評価者が変わるたびに、評価内容にばらつきがでる

評価項目の中に、評価者の主観や感情が評価結果に反映されてしまうようなものがある場合は要注意です。主観や感情に左右される項目だと、評価者と被評価者との関係性によって、同じ頑張りをしていても評価が異なる恐れがあります。

③評価制度導入自体に、従業員が納得感を持っていない

経営者としては、従業員のためを思って取り入れた評価制度であっても、導入の目的が共有されていないと、マイナス効果になってしまうケースがあります。
どういう目的で人事評価制度を導入するのかを、各従業員に正しく理解してもらわないと「評価されること」に対する抵抗感を持ち、モチベーションの低下を引き起こしかねません。

人事評価制度の設計 3ステップ

では実際に、人事評価設計についてのノウハウをお伝えしていきます。
今回は、「評価制度の設計」を行う際に、おさえておくべきポイントを解説していきます。

ステップ01 評価者の明確化
まず、各役職ごとに評価者は誰が行うかを整理していきます。

例えば、社長の評価者(評価される相手)は市場であり、被評価者(評価をする相手)は部長になるケースを考えます。
その際、部長はどういう立ち位置になるかというと、評価者は社長、被評価者は課長という風に、誰が誰を評価するのかを、今一度整理しなおしていきます。

※一般職、主任、課長、部長、社長という役職をもつ企業での例

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ステップ02 評価項目の設定
次に、評価項目について設定をしていきます。

評価項目の設定については、基本的に
KGI→KSF→KPI
の順に項目内容を整理していくようにしましょう。

KGI:会社や部署が達成すべき最終的な成果を定量化した指標。
KSF:KGIを達成するための最重要要素「成功のための鍵」。
KPI:KGI達成に向け、達成度合いを評価するための「重要業績評価指標」

これらを、先ほど示した「KGI→KSF→KPI」の順番に整理していくと、

そもそも組織が求めている状態(KGI)は何か?
求められている成果を達成するために強化が必要な要素(KSF)は何か?
その要素を定量的な指標(KPI)にどう置き換えるか?

といった流れになります。

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KPIの設定で定量化を行う際のポイントとしては、以下5つの視点を定量化に変換してみるコツを掴むと、スムーズに評価設計することができます。

1、顧客視点 → 品質、スピード、応対の満足度など
2、成長・能力の視点 → 成果や価値、知識習得や部下育成など
3、業務工程の視点 → 活動件数、処理件数、生産量など
4、仕組み化の視点 → マニュアル作成、体系化、業務効率化など
5、財務的視点 → 1名あたり費用、人件費率、販管費率など


ステップ03 評価基準の設定
最後のポイントは「基準」の設定についてです。人事評価制度設計における基準は、いわゆる「達成基準」を指します。
各部署や各メンバーに求めている役割や成果を達成するためには、期限時にどういう状態まで到達している必要があるか、を評価する側が基準として定めます。

この「基準」のことをOGSでは「成長モノサシ」とも呼んでいます。人事評価のモノサシを明確化することで、定量的な要素でメンバーを評価することができますし、結果としてメンバーを成長に導くことに繋がります。

また、設定した評価基準の割り振り方も重要なポイントとなります。
達成基準に関しては、各メンバーが個人達成基準を100%達成できている状態が、その部署の目標100%達成になっていること、そして各部署が100%達成できている状態が、会社目標の100%達成になっているように設計していくことがポイントです。

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設定した評価は、等級や報酬とも結びつけましょう。

今回は、「評価項目や評価基準の設計」にフォーカスしてご説明しました。
評価項目や評価基準の設計にあたって、特に意識すべきポイントは、「KGIとの連動性」「KSFの定量化」「達成基準の明確化」です。
そして、ここからさらに大切になるのが、これを、各メンバーの等級や報酬設定にも結びつけるということ。
正しく人事評価制度を設計することで、事業成長や人財育成を後押しできるようになります。


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先述したとおり、人事評価設計では、等級・報酬の接続についての理解を深めていただくことが重要です。
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